На что обращать внимание малому бизнесу при выборе CRM-системы

Если в вашей голове сегодня родилась идея ввести CRM-систему считайте, что половину дела вы осилили. Теперь, решив перестать тонуть в лидах, придется не утонуть в великом разнообразии систем, а затем интегрировать это дело в бизнес в принципе и в головы каждого сотрудника в отдельности.

В широком смысле под CRM-системой можно понимать комплекс IT-продуктов. Вся их работа должна быть направлена на обеспечение контроля качества работы с клиентами, регламентирование работы всех подразделений, выстраивание тем самым определенной CRM-конъюнктуры. Объясняя цифрами: готовность потерять до 40% клиентов в обычном режиме и до 90% в том случае, если вы уволили сотрудника или он заболел – это история про отсутствие системы CRM. Ее присутствие – куда более интересно.

Прежде, чем вы приступите, скажем одно: неважно насколько вы малы или велики в масштабах планеты, специфичны и неповторимы, качественны и продуктивны – система нужна всем. Вспомните хотя бы больницы и систему хранения ваших данных о здоровье. Вздрогнули? А вы так своих клиентов любите, как Лариса Степановна за стеклом регистратуры, которая Сталина помнит?

Немного ассоциаций. Представьте, что ваша компания – паровозик. Вот кабина (надеемся, это вы), вот вагончик с товаром, вот вагончик с документацией, вот сцепочка в виде менеджеров между вами всеми, а вон там – платформа с клиентами. Удивительно, но факт: уберите одно звено, и паровозик не доедет до назначенного места. Вам (и нам) важно, чтобы этот самый паровозик не только доехал, но и продал, выгрузил и про клиента потом не забыл.

Петя и таблицы

Предположим, что вы успешный предприниматель. Сейчас ваша компания на таком пограничном моменте, когда вас уже немало, но еще немного. Тем не менее, следить за каждым в отдельности, стоять с указкой и при каждом звонке вызывать Петю к импровизированной доске, чтобы тот рассказал о продукте, а не сидел бестактно в какой-нибудь социальной сети — задача непосильная для любого руководителя. Кроме того, Петю желательно сагитировать внести данные в некую таблицу, чтобы информация не потерялась и в лету не канула.

Отсюда вывод — вам нужна система, которая будет с легкостью следить, компилировать и анализировать все действия, а также будет простой и понятной для любого среднестатистического Пети. Кроме того, она должна быть адаптирована и под количество ваших сотрудников.

На что обращать внимание при выборе

Если вы откроете рейтинг CRM-систем (мы очень любим, когда умный дяденька составил топ, а мы просто купили «лучшее»), вы поймете, что функционал и стоимость некоторых из них рассчитан на достаточно большие команды. И тут дело в оборотах: подобные рейтинги составляются по нескольким показателям, главный из них — стоимость самой CRM, ее интеграции и дальнейшее использование. Поэтому не всегда будет правильным ориентироваться при выборе на топ-5 или топ-10.

Когда в ваших планах только оптимизация продаж, то выбор здесь проще: подойдут системы, заточенные под работу именно таких отделов. Сюда можно отнести Pipedrive, amoCRM. Тем не менее, мы считаем, что чем амбициозней вы подойдете к систематизации всех бизнес-процессов, тем больше контроля и качества будет во всей вашей компании в принципе.

В отличие от запада, где тяготеют к использованию систем, разработанных под конкретные бизнес-задачи, у нас CRM больше рассматривается как комплексный инструмент.

С помощью одной системы, в частности представители небольшого бизнеса, хотят управлять не только продажами, но и, к примеру, финансами, проектами, задачами. Благо спрос порождает предложение, и таких комплексных систем у нас сегодня немало.

В больших компаниях, где в одном отделе может работать весь штат небольшого агентства, понятно, что лучше выбирать специализированные системы, подстроенные под каждую задачу бизнеса. Ведь большое количество обрабатываемой информации нуждается в серьезной автоматизации и систематизации.

У небольшого бизнеса же есть возможность воспользоваться одной комплексной и простой системой, в которой будут собраны сразу несколько решений. Это позволит не внедрять, не интегрировать множество разных приложений, а с появлением новых бизнес-задач — не переезжать с места на места. К таким системам относятся, например, Flowlu, Freshoffice и прочие.

Обращайте внимание на понятный интерфейс, возможность настройки и кастомизации без помощи сторонних специалистов, быструю загрузку страниц, мгновенный доступ к нужным данным, возможность создания новых сущностей в 1-2 клика. Внедрение подобных систем не займет много времени — 1-3 дня и ваши сотрудники, и вы сами становитесь одной большой системой, которая двигается к невероятным продажам и качественной работе с клиентами.

При выборе полезно смотреть не только на комплексность, но и на возможность отключать ненужные инструменты и, тем более, не переплачивать за них.

Здесь стоит сказать, например, про Битрикс24. В числе особенностей конкретно этой системы — покупка ее только в комплексе со всеми прочими инструментами. С одной стороны — это достаточно интересно (имеете больше, чем планировали), с другой — сложность использования, ненужные функции. Однако такие интересные вещи, как возможность общения разными способами (голос и видео) и многое другое в процессе использования могут неожиданно пригодиться.

Если пробуем, то бесплатно

Между CRM-системой и вашим бизнесом вполне прямая закономерность: упущение клиента — потеря денег, его игнорирование после сделки — двойная потеря. Основная задача после выбора — внедрение. Ведь даже если система и выбрана верно, то кто сказал, что она будет работать так, как надо?

Есть тенденция к внедрению систем для управления бизнесом с помощью сторонних организаций. Если коротко, то у вас должна быть какая-то сумма денег (далеко не три копейки), которая позволит пригласить команду профессионалов и внедрить софт. Обычно, узнав, что это реально не три копейки, вы скорее всего откажетесь от системы. Надежда на решение всех проблем, связанных с недоработками менеджеров, руководителей или производства может вовсе и не реализоваться.

За спрос денег не берут, поэтому почему бы и нет. Обратите внимание на то, что сегодня почти все из производителей предлагают бесплатно тестировать продукт, а то и вовсе использовать бесплатно с ограниченным функционалом. Если что-то вам не понравилось — беритесь за другую. На крайний случай — Excel установлен почти на всех компьютерах.

Слабые места при переходе от палки-копалки к полноценной системе

Палка-копалка — вещь хорошая, но не надежная. Система для управления бизнесом, хоть и на первый взгляд кажущаяся очень сложной — такая же палка, только еще проще. Так что пусть Excel не грустит, что мы назвали его так: роль прародителя всегда важна, а любая традиция нуждается в доработке и адаптации ко времени.

В стремлении оптимизировать бизнес есть, безусловно, и слабые места. Возможно, ваша идеальная — это кусок ватмана и разноцветная гуашь. Или сейчас вам нравятся стикеры и визуализация и вы выберете «Мегаплан», а завтра у вас будет столько клиентов, что это будет попросту «антифункционально». Систем много, а ваша — скорее всего, одна. Анализируйте и сравнивайте.

Только не забывайте, что CRM — всего лишь инструмент. Ситуация с контролем как таковым — фикция: если команда не готова победить, то эффекта от использования системы не будет.